Przyjazne procedury CSM

Wyjeżdżasz za granicę? Zobacz co musisz zrobić.

I. Tryb składania wniosku na podróż służbową poza granicę kraju:

1. Wypełnij formularz elektroniczny i wydrukuj
Wniosek na podróż służbową poza granicę kraju należy uzupełnić w internetowym systemie wniosków na podróż służbową, który znajduje się na stronie: https://wnioski.dwz.agh.edu.pl a następnie wydrukować w 4 egzemplarzach dwustronnie.

Uwaga! 
Studenci wyjeżdżający za granicę wypełniają wniosek jak dla pracowników poza wyjazdem w ramach programu Erasmus+.

2. Wydrukowane wnioski przynieś do Działu Spraw Studenckich w celu uzyskania podpisu Prorektora ds. Studenckich.

Uwaga! 
Jeżeli dofinansowanie jest również ze strony Wydziału wnioski przed dostarczeniem do DSS powinny zawierać potwierdzenie z Wydziału tj. pieczęć Wydziału, podpis Dziekana, nr kosztów oraz pieczątkę ,,koszt ujęty w planie''. Natomiast jeśli brak dofinansowania ze strony Wydziału na wnioskach powinna być tylko pieczątka Wydziału oraz podpis Dziekana w celu potwierdzenia, że Jesteś studentem danego Wydziału.

3. Odbierz podpisane wnioski z DSS.

4. Wnioski dostarcz wraz z załącznikami do Działu Współpracy z Zagranicą AGH – Pawilon C1, pok. 108-109 najpóźniej na 7 dni roboczych przed planowanym terminem wyjazdu.

Do wniosku obowiązkowo należy dołączyć:
a) w przypadku wyjazdu na staże, konsultacje, szkolenia – kserokopię zaproszenia lub posiadaną korespondencję z ustalonym terminem i celem wyjazdu,
b) w przypadku wyjazdu na konferencję – potwierdzenie przyjęcia referatu, posteru oraz dokumenty, z których wynika wysokość opłaty konferencyjnej,
c) formularz ,,zlecenie wykonania zadań statutowych dla AGH realizowanych w czasie podróży" zgodnie z zarządzeniem Rektora nr 56/2013 z dnia 30 grudnia 2013r. Zlecenie powinno zawierać pieczątkę Wydziałową oraz podpis Dziekana.  zlecenie wykonania zadań statutowych

Ważne informacje dotyczące wniosku:

1) W przypadku gdy wyjazd jest finansowany przez inną niż AGH jednostkę (np.: organizatora konferencji , stronę zapraszającą) należy taką informację zamieścić we wniosku.
2) Płatność dokonana przez Dział Finansowy w formie bezgotówkowej (przelew) tytułem opłaty konferencyjnej lub hotelowej powinna być również odnotowana we wniosku z zaznaczeniem formy płatności – przelew AGH natomiast gotówka ma być zaznaczona jeżeli będzie przelew na konto studenta lub odbiór dewiz w banku.
3) Na wniosku osobą kierującą studenta na wyjazd ma być Dziekan danego Wydziału,
4) Koszty dewizowe mają być podane w walucie obcej natomiast koszty transportu w złotówkach,
5) Jeśli kwoty dewiz są niższe niż obowiązująca stawka należy na wniosku dopisać adnotację: ,, Obniżona stawka diet ze względu na ograniczone koszty dofinansowania'',
6) Jeśli kwoty dewiz są wyższe niż kwota dofinansowania należy na wniosku dopisać adnotację: ,,W związku z ograniczonym budżetem proszę o zwrot środków do kwoty.. '' (podać kwotę).

5. Odbierz dewizy – jeśli zadeklarowałeś na wniosku

Odbiór dewiz odbywa się w banku - przed udaniem się do banku należy zgłosić się do Działu Finansowego (paw. C-2, pok. nr 10) w celu odebrania Wniosków, natomiast jeśli zadeklarowałeś przelew na ROR - należy podać nr rachunku bankowego oraz walutę w jakiej ma być przelew.

II. Informacje dotyczące ubezpieczenia:

W Uczelni zostało rozstrzygnięte postępowanie na świadczenie usług ubezpieczenia kosztów leczenia w zagranicznych podróżach służbowych. W wyniku postępowania przeprowadzonego w trybie przetargu  nieograniczonego KC-zp.272-500-4/15 wybrano firmę: Sopockie Towarzystwo Ubezpieczeń Ergo Hestia SA

Szczegółowe informacje odnośnie ubezpieczenia znajdują się tutaj http://www.dwz.agh.edu.pl/wyjazdy-pracownikow/ubezpieczenia-pracownikow-doktorantow-studentow/

III. Informacje dotyczące zakupu biletu lotniczego:

Od dnia 11 maja 2015 roku, na mocy zawartej umowy, Uczelnia powierzyła Fundacji dla Akademii Górniczo-Hutniczej im. Stanisława Staszica w Krakowie, realizację zadań związanych ze świadczeniem usług w zakresie rezerwacji, sprzedaży oraz dostarczania biletów lotniczych pracownikom, doktorantom, studentom i innym osobom wskazanym przez AGH.

Zasady zamawiania biletów znajdują się tutaj http://www.dwz.agh.edu.pl/wyjazdy-pracownikow/biuro-podrozy/

Uwaga! 
Kupującemu przysługuje prawo porównania cen biletów lotniczych oferowanych przez Fundację dla AGH z cenami biletów lotniczych oferowanych przez inne biura i przewoźników.  Warunkiem rozliczenia zakupu biletów lotniczych w innym biurze lub bezpośrednio u przewoźnika jest przedłożenie korzystniejszej oferty cenowej na kupowane bilety od oferty złożonej przez Fundację dla AGH.

IV. Rozliczenie wyjazdu:

1. Wypełnij elektroniczny formularz na https://wnioski.dwz.agh.edu.pl

2. Wydrukuj wniosek (w jednym egzemplarzu)

3. Dostarcz do DSS w celu uzyskania podpisu Prorektora ds. Studenckich.

4. Odbierz wniosek z DSS.

5. Przekaż rozliczenie kosztów wyjazdu do DWZ - nie później niż  14 dni od zakończenia wyjazdu służbowego.

Do rozliczenia należy dołączyć :
1. egzemplarz wniosku na podróż służbową poza granicę kraju - otrzymany przy odbiorze dewiz w banku
2. rozliczenie kosztów podróży w celu realizacji zadań statutowych dla AGH zgodnie z zarządzeniem Rektora nr 56/2013 z dnia 30 grudnia 2013r.
3. bilet elektroniczny lub plan podróży oraz karty pokładowe lub adnotacja o tym, że karty pokładowe były tylko w formie elektronicznej - przy podróży samolotem;
4. bilety kolejowe - przy podróży pociągiem;
5. bilety autobusowe - przy podróży autobusem/autokarem
6. ewidencja przebiegu kilometrów w przypadku podróży samochodem;
7. bilety, faktury gotówkowe w PLN;
8. wszystkie rachunki/faktury dewizowe wystawione na AGH (zgodnie z komunikatem Kwestora AGH nr 33/04 z dnia 04.11.2004 r.).
Uwaga! W sytuacji, gdy rachunek/faktura nie jest wystawiony na AGH należy wystąpić pisemnie o zgodę do Prorektora ds. Współpracy na rozliczenie poniesionych kosztów;
9. kartę z numerem polisy ubezpieczeniowej;
10. oświadczenie o wyżywieniu do delegacji zagranicznej
11. kserokopię faktury za bilet lotniczy.  

V. Podstawowe zasady rozliczania wyjazdu zagranicznego znajdują się tutaj: http://www.dwz.agh.edu.pl/wyjazdy-pracownikow/rozliczenie-wyjazdu/

Załączniki:

1. Zlecenie wykonania zadań statutowych dla AGH realizowanych w czasie podróży.
2. Rozliczenie kosztów podróży w celu realizacji zadań statutowych dla AGH
3. Oświadczenie o wyżywieniu