Procedura postępowania w realizacji projektu Najlepsi z Najlepszych

1. Kierownik projektu składa w COP decyzję o przyznaniu środków finansowych (należy zgłosić się do pokoju 105 w paw. C2).

2. Projekt zostaje automatycznie zarejestrowany w systemie COP.

3. COP nadaje konto księgowe i przesyła kierownikowi projektu dokumenty niezbędne do założenia rachunku bankowego, które należy uzupełnić i złożyć niezwłocznie w COP. Jeśli to konieczne kierownik projektu powinien złożyć pismo o udzielenie pożyczki (sugerujemy sukcesywne ubieganie się o pożyczki na bieżące wydatki).

4. Na podstawie przyznanego budżetu należy przygotować kalkulację wstępną planowanych wydatków (według wzoru otrzymanego z COP) – oryginał należy złożyć w COP, natomiast kopię w Samodzielnej Sekcji Rozliczeń Projektów Międzynarodowych.

5. Przed przystąpieniem do wydatkowania środków należy złożyć Plan Zamówień Publicznych do projektów na konkretne działania, który powinien zostać wciągnięty do planu wydziału.

6. Wszelkie wydatki związane z realizacją projektu muszą być zgodne ze złożoną ofertą w MNiSW. Sugerujemy aby każdy zakup był skonsultowany przed faktem. W tym celu należy złożyć zamówienie na każdy planowany zakup w celu potwierdzenia jego kwalifikowalności. W przypadku gdy zakup przekracza 10 000 zł należy dołączyć notatkę z rozeznania rynku, natomiast jeśli kwota przekracza 20 000 zł należy złożyć 3 oferty, uzasadnienie wyboru oraz protokół z wyboru. Dla zakupów powyżej 50 000 zł należy postępować zgodnie z wytycznymi i ustawą PZP.

7. W przypadku wyjazdów, należy złożyć do COP preliminarz (najpóźniej 2 tygodnie przed planowanym wyjazdem) wraz ze zleceniem wykonania zadań statutowych. Jeśli wyjazd jest zagraniczny dodatkowo należy złożyć wniosek wyjazdowy. Rozliczenie wyjazdu powinno nastąpić nie później niż 14 dni po powrocie.

8. Poprawnie opisane faktury należy składać w likwidaturze wraz z kopią zamówienia.

9. Rozliczenie projektów następuje dwuetapowo: co dwa miesiące należy złożyć sprawozdanie finansowe z dotychczasowej działalności, natomiast po zamknięciu projektu należy złożyć sprawozdanie finansowo-merytoryczne z całego projektu.