Przyjazne procedury DZP

Dlaczego musimy stosować Regulamin Udzielania Zamówień Publicznych?

1. Przepisy Regulaminu stosuje się do udzielania przez Akademię Górniczo-Hutniczą zamówień publicznych na dostawy, usługi i roboty budowlane, które są finansowane w całości lub części ze środków znajdujących się w dyspozycji Uczelni bez względu na źródło ich pochodzenia.

2. Regulamin ten określa osoby funkcyjne i jednostki organizacyjne Uczelni właściwe w sprawach zamówień publicznych, jak również prawa i obowiązki oraz zakres odpowiedzialności osób uczestniczących w zamówieniach publicznych.

W jaki sposób realizować dostawy i usługi?

Należy sprawdzić w Planie Zamówień Publicznych dostępnym na stronie Działu Zamówień Publicznych czy wartość szacunkowa netto wybranego towaru lub usługi nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 Euro.

Następnie należy wybrać jedną z poniższych procedur:

I. Procedury udzielenia zamówień publicznych, których wartość szacunkowa netto nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 Euro:

1. Jeżeli realizujesz zamówienia publiczne na dostawy i usługi, których wartość nie przekracza kwoty 10 000 zł brutto:

  • takie zamówienia mogą być realizowane samodzielnie w jednostkach Uczelni bez udziału DZP;
  • nie jest wymagane prowadzenie dokumentacji czynności oraz pisemne uzasadnienie wyboru wykonawcy;
  • udokumentowaniem zakupu jest faktura;

Uwaga! Po otrzymaniu faktury trzeba ją odpowiednio przygotować do realizacji, tj. opisać na odwrocie dokumentu i przekazać do DSS. Wzór opisu znajduje się tutaj.

2. Jeżeli realizujesz zamówienia publiczne na dostawy i usługi których wartość przekracza kwotę 10 000 zł brutto, lecz nie przekracza kwoty 20 000 zł brutto:

  • takie zamówienia mogą być realizowane samodzielnie w jednostkach Uczelni bez udziału DZP
  • konieczne jest przeprowadzenie rozeznania rynku;

Uwaga! Rozeznanie rynku dostaw, usług odbywa się poprzez uzyskanie informacji pisemnej, elektronicznej lub poprzez stronę internetową dostawcy/wykonawcy, drogą telefoniczną lub poprzez osobiste rozeznanie (wizyta w sklepie).

3. Jeżeli realizujesz zamówienia publiczne na dostawy i usługi których wartość przekracza kwotę 20 000 zł brutto, lecz nie przekracza netto wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro:

II. Pozyskanie oferty cenowej odbywa się w następujący sposób:

1. zaproszenie do złożenia ofert cenowych należy skierować w formie pisemnej, faksem lub drogą elektroniczną do co najmniej trzech wykonawców prowadzących działalność o profilu i zakresie pozwalającym na należyte wykonanie zamówienia,

2. wniosek o złożenie oferty cenowej powinien zawierać co najmniej:

1) nazwę i adres zamawiającego oraz adres, telefon, faks lub e-mail pracownika odpowiedzialnego za przeprowadzenie zamówienia;
2) opis przedmiotu zamówienia;
3) określenie terminu wykonania zamówienia;
4) miejsce i termin składania ofert;
5) listę dokumentów wymaganych przez zamawiającego;
6) opis kryterium/kryteriów oceny ofert (kryteriami oceny ofert mogą być: cena, gwarancja, czasu realizacji zamówienia, itp.),

3. załącznikiem do wniosku o złożenie oferty cenowej może być projekt umowy,

4. przy wyborze oferty zamawiający kieruje się kryteriami wyboru oferty określonymi we wniosku o złożenie oferty,

5. oferty mogą być składane pisemnie, faksem lub pocztą elektroniczną na adres który zostanie wskazany w ogłoszeniu,

6. z przeprowadzonych czynności sporządzasz pisemny protokół wyboru, który zatwierdza dysponent środków (Prorektor ds. Studenckich) - według wzoru stanowiącego załącznik nr 8 do niniejszego Regulaminu Udzielania Zamówień Publicznych.

7. dokumentem potwierdzającym udzielenie zamówienia jest umowa zawarta z wybranym wykonawcą,

Uwaga! Dla zamówień, których wartość jest równa lub przekracza brutto kwotę 20 000 zł zawarcie umowy w formie pisemnej jest obowiązkowe. Wzór umowy rekomendowany przez Zespół Radców Prawnych AGH znajdziesz tutaj.

Jeżeli posługujesz się wzorem umowy innym niż wskazany (zatwierdzony przez ZRP AGH) musisz uzyskać akceptację ZRP.

III. Procedury udzielania zamówień publicznych, o wartości szacunkowej przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty 30 000 Euro:

  • wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego następuje na podstawie złożonego, prawidłowo wypełnionego wniosku. Wzór wniosku stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu Udzielania Zamówień Publicznych (link 7);
  • przed złożeniem wniosku należy uzyskać akceptację osób wymienionych we wniosku - wzór prawidłowo wypełnionego wniosku znajdziesz tutaj (link 9);
  • należy złożyć 3 egzemplarze wniosku oraz jeden egzemplarz opisu przedmiotu zamówienia. Wzór opisu przedmiotu zamówienia (SIWZ) znajduje się tutaj.
  • procedura udzielenia zamówienia kończy się z chwilą podpisania umowy o zamówienie publiczne lub z chwilą unieważnienia postępowania.

IV. Kompletnie wypełniony wniosek winien zawierać:

1) określenie przedmiotu zamówienia,
2) kod CPV (kody CPV są dostępne w planie zamówień publicznych AGH (link) na rok bieżący. W niektórych przypadkach, w planie obok przedmiotu zamówienia nie ma kodu CPV- należy wówczas podać pozycję w planie (tj. liczbę porządkową). W przypadku nie odnalezienia w planie zamówień kodu CPV odpowiadającego dostawie/usłudze, należy skierować się do wyszukiwarki kodów CPV.
3) wartość szacunkowa zamówienia netto i brutto;
4) przeliczenie wartości szacunkowej netto na euro według kursu euro podanego na stronie DZP;
5) źródło finansowania;
6) proponowany tryb postępowania;
7) podpis Wnioskodawcy, podpis i pieczątka Dysponenta Środków Finansowych (Prorektor ds. Studenckich) oraz Kwestora AGH; Uwaga: podpis Dysponenta Środków oraz Kwestora AGH uzupełnia DSS.
8) w przypadku gdy zakup jest aparaturą, przed złożeniem wniosku należy skonsultować się z Działem Aparatury Naukowo-Badawczej i Importu - pok. 101 paw. C-1; Uwaga: uzupełnia DSS.
9) proponowany skład komisji przetargowej (1 student + osoba z DSS)
10) imię i nazwisko osoby dokonującej wartości szacunkowej zamówienia wraz z datą szacowania, jednakże nie wcześniejszą niż 3 miesiące przed ogłoszeniem przetargu;
11) termin realizacji zamówienia - w dniach lub miesiącach od daty udzielenia zamówienia;
12) kryteria oceny ofert inne niż cena z podaniem ich wag procentowych, opisu i sposobu oceny wraz ze wskazaniem osoby odpowiedzialnej za określenie kryteriów;
13) opis istotnych warunków zamówienia podpisany przez dysponenta środków (wnioski bez podpisanej specyfikacji nie będą przyjmowane)

Pamiętaj!

W przypadku zamówień powyżej 2 000 zł których okres realizacji trwa dłużej niż dwa miesiące wymagane jest sporządzenie zlecenia realizacji zamówienia.

Przygotowując i przeprowadzając postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego musisz postępować w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji i równe traktowanie wykonawców oraz zgodnie z zasadami proporcjonalności i przejrzystości.

W Uczelni realizowane są zamówienia centralne (umowy ogólnouczelniane) tj. zamówienia wspólne dla wszystkich jednostek organizacyjnych, np. usługi cateringowe, dostawa zestawów komputerowych, materiałów biurowych. W przypadku zakupu realizowanego w ramach umowy ogólnouczelnianej, z tyłu faktury, w polu „Podstawa udzielenia zamówienia” wpisuje się nr takiej umowy, np. KC-zp.272-455/15 (dostawa wody mineralnej). Wzór opisu faktury znajduje się tutaj.

Materiał opracowano na podstawie treści Regulaminu Udzielania Zamówień Publicznych w Akademii Górniczo-Hutniczej, stanowiącego Załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr 2/2017 Rektora AGH z dnia 23 stycznia 2017 r.

Więcej informacji na: www.dzp.agh.edu.pl

V. Wykaz załączników:

1. Wzór opisu faktury;

2. Załącznik nr 6 do Regulaminu Udzielania Zamówień Publicznych;

3. Wzór zamówienia;

4. Załącznik nr 7 do Regulaminu Udzielania Zamówień Publicznych;

5. Załącznik nr 8 do niniejszego Regulaminu Udzielania Zamówień Publicznych;

6. Wzór umowy rekomendowany przez Zespół Radców Prawnych AGH;

7. Załącznik nr 1 do Regulaminu Udzielania Zamówień Publicznych;

8. Wzór prawidłowo wypełnionego wniosku wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;

9. Wzór opisu przedmiotu zamówienia (SIWZ).